ОТ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ К УПРАВЛЕНИЮ ЗНАНИЯМИ:
ДОКУМЕНТНО-КОММУНИКАЦИОННЫЕ АСПЕКТЫ

Силков С.В.

Мощные социокультурные и экономико-политические трансформации были вызваны глобальными процессами тотального распространения информационно-коммуникационных технологий: информация была осознана как важный ресурс развития современных цивилизаций, как высокорентабельный товар, как средство манипулирования личностью и обществом, как инструмент власти, как оружие. Это предопределило переход человечества к очередной стадии развития - «информационному обществу».

Развитие современной управленческой науки идет в рамках новых парадигм «информационного общества», «информационной экономики», «документационных систем управления», «документационно-информационных оболочек», «knowledge management (управления знаниями)» [01].

Классик теории менеджмента П. Друкер указывает, что эти парадигмы и созданный на их основе управленческий инструментарий позволяют рассматривать современные организации в качестве: 1) генераторов ресурсов (т.е. организаций, которые превращают затраты в доходы); 2) звеньев экономической цепочки, которую руководители должны видеть в целом, чтобы управлять затратами; 3) элементов общественного организма, отвечающих за создание материального богатства; 4) продуктов и источников материальной среды, внешнего окружения, которое определяет возможности и результаты бизнеса, равно как и угрозы для его существования и успеха [02, с. 11].

Особую остроту приобрели в настоящее время проблемы обеспечения своевременности, достоверности и полноты предоставления информации (практически повсеместно - в документной форме) всем субъектам управления, хозяйствования и гражданам.

Также и в теоретическом документоведении (документологии) проблемы документной коммуникации требуют «… более пристального внимания к исследованию документных потоков, документных каналов, коммуникационных барьеров, к выяснению места и роли документной коммуникации в общей системе социальной коммуникации …» [03, с. 10]

В управлении документами, документная информация создается, получается и сохраняется организацией (частным лицом) в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности. Современная парадигма управления документной информацией состоит в том, что это управление отвечает за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов.

Документная информация в контекстах управленческой деятельности отражает различные аспекты реальности, и для обеспечения коммуникации человека и социума фиксируется на искусственных материальных носителях. Здесь автор, следуя А.В. Соколову, считает социальную коммуникацию «движением смыслов в социальном времени и пространстве и взаимодействием участников этого движения», начиная от личностного сознания коммуниканта и реципиента до «мира эмпирической реальности» и интегрированного результата познания - социальной памяти» [04, с. 253].

Знаниями является информация в контексте, способная произвести понимание, побуждающее к действиям. Явные знания могут быть высказаны, записаны и переданы. Это объективные (формализованные) знания, выражаемые в правилах и определениях. Их относительно легко собирать, достаточно удобно передавать и хранить в виде электронных документов. Неявные (тацитные, неформализованные) знания – это опыт, интуиция, оценки, секреты мастерства («know-how»), навыки и т.п. Существуя в определенном контексте, такие знания не высказываются, усваиваются исключительно посредством опыта и передаются при помощи метафор и аналогий. Личность всегда «знает больше, чем может рассказать». Она даже не знает, что именно она знает, пока ей не понадобится это узнать [05]. Тацитные знания практически крайне сложно выражать (извлекать), обрабатывать, передавать по каналам коммуникаций и хранить в систематическом и (или) логическом виде. Уникальная интеллектуальная собственность сможет быть создана путем интерпретирования полученных данных, отфильтровывания информации, генерации комплексированных знанийных оболочек.

В явном, как правило, специализированном, реже профессиональном и (в специфическом виде, в некоторых случаях) в практическом знании появляется возможность выделять «предметное» знание, направленное на объекты, процессы, явления (как на уровне ситуативной данности, так и на уровне глубинных инвариантов), и метазнание (знание о знании и возможностях работы со знанием).

Knowledge management обеспечивает целостный подход к определению, созданию, приобретению (сбору), организации, доступу, распределению, хранению, релевантному применению всех потенциальных интеллектуальных ресур­сов организации (знаний, информационных ресурсов): текстовой информации, документов, неявных знаний и опыта работников, корпоративных баз данных (БД) и др.

Нонака И. и Такеучи Х. дали взгляд изнутри японских компаний на организационные аспекты knowledge management. Секрет успехов менеджеров в Японии - умение трансформировать неявные знания в явные. Управленческим стилем, оптимальным для создания нового знания, является не «сверху вниз» и не «снизу вверх», а «из центра-вверх-вниз». При таком подходе управленцы среднего звена являются посредниками между идеалами топ-менеджеров и хаотической реальностью, с которой сталкиваются рядовые работники [06].

Нонака И. и Такеучи Х. предложили также модель «спирали знаний» для объяснения того, как явные и неявные знания взаимодействуют в организации благодаря четырем непрерывным процессам трансформации (способам поведения): 1) социализация (неявные знания трансформируются в неявные знания); 2) экстериоризация (неявные знания трансформируются в явные знания); 3) комбинация (явные знания трансформируются в явные знания); 4) интериоризация (явные знания трансформируются в неявные знания). Межпроцессные переходы происходят по следующей схеме: … ® Социализация ® Экстериоризация ® Комбинация ® Интериоризация ® Социализация’ ® …

Из 4-х процессов в модели «Спираль знаний» документная информационная коммуникация (своевременное структурирование и документальное фиксирование трансформированных неявных знаний в легко понимаемую форму) с большим трудом, но возможна только в процессе экстериоризации знаний – обучения между людьми, осуществляемого отдельными работниками в группе (виртуальной команде, сообществе практики).

«В результате познания документов, а также недокументированных текстов ... сознание реципиента обогащается новыми смыслами, которые рано или поздно проявляются в ходе воздействия на мир эмпирической реальности (материальная предметно-преобразовательная, социально-политическая деятельность и т. п.). Таким образом происходит общественное использование текущей и ретроспективной социальной памяти» [04, с. 257]. Особенно ярко и быстро это проявляется в организациях, применяющих в своей деловой практике новый высокоэффективный менеджмент – knowledge management.

01. Силков С.В. Knowledge management как современный этап развития документационного обеспечения управления // «Проблемы правовой информатизации», НЦПИ при Президенте Республики Беларусь. N 2, 2006 г. – С. 20-24

02. Друкер Питер Ф. Информация, которая действительно нужна руководителю // Измерение результативности компании / пер. с англ., 2-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2007, - 220 с. – (Серия «Классика Harvard Business Review»)

03. Ларьков Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе // Документ в меняющемся мире: Материалы 1-й Всероссийской научно-практической конференции, 27-28 ноя 2003 / под ред. проф. Н.С. Ларькова. - Томск: Изд-во Томского ун-та, 2004. – С. 3-13

04. Соколов А.В. Введение в теорию социальной коммуникации: Учебное пособие для студентов ВУЗ, обучающихся по специальности «Культурология» / СПб. Гуманитарный ун-т профсоюзов. - СПб., 1996. - 320 с.

05. Полани М. Личностное знание: на пути к посткритической философии. – М., 1985 г., - 344 с.

06. Нонака И., Такеучи Х. Компания – создатель знания. Зарождение и развитие инноваций в японских фирмах. – М.: Олимп-бизнес, 2003. – 384 с.

Силков С.В. От управления документами к управлению знаниями: документно-коммуникационные аспекты // Сборник материалов III-й Всеросс. научно-практ. конф. с международн. участием «Документ в системе социальных коммуникаций», Томский государств. университет, 25-26.10.2007 – Томск, 2008. - с. 30-33